Tóm tắt nhanh: Hóa đơn vận chuyển hàng hóa nên được báo ngay khi chốt đơn, kèm tên đơn vị theo đăng ký thuế, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn, tuyến, ngày thực hiện và giá trị dịch vụ đã thống nhất. Hóa đơn, chứng từ được hỗ trợ theo thỏa thuận khi chốt đơn; chứng từ của chính hàng hóa do người gửi chuẩn bị.
Khách doanh nghiệp hay hỏi: xe đã chạy rồi mới nhớ cần hóa đơn thì có kịp không, gửi thiếu mã số thuế thì sao, chứng từ giao nhận để làm gì. Phần lớn rắc rối không nằm ở việc xuất hóa đơn, mà ở thông tin đến muộn hoặc không khớp với báo giá. Bài viết liệt kê dữ liệu cần chuẩn bị cho hóa đơn vận chuyển hàng hóa, các chứng từ giao nhận thường đi kèm, cách đối soát khi gửi nhiều chuyến và những điều không nên nhầm lẫn.
Hóa đơn vận chuyển hàng hóa cần những thông tin gì?
Hóa đơn điện tử cho dịch vụ vận chuyển được hỗ trợ theo thông tin và thỏa thuận của từng chuyến hàng; trang hóa đơn – chứng từ nêu rõ các mục cần cung cấp. Bảng dưới gom chúng theo nhóm để bạn đối chiếu nhanh trước khi gửi cho bên vận chuyển.
| Nhóm thông tin | Gồm những gì | Dùng để |
|---|---|---|
| Đơn vị mua dịch vụ | Tên theo đăng ký thuế, mã số thuế, địa chỉ | Ghi đúng người mua dịch vụ trên hóa đơn |
| Nơi nhận hóa đơn | Email nhận hóa đơn điện tử, người phụ trách đối soát | Gửi hóa đơn đúng nơi, đúng người |
| Chuyến hàng | Tuyến vận chuyển, ngày thực hiện | Gắn hóa đơn với đúng chuyến |
| Giá trị dịch vụ | Số tiền đã thống nhất, bảng kê nếu có yêu cầu | Đối chiếu với báo giá đã chốt |
Nên báo nhu cầu hóa đơn vào lúc nào?
Ngay khi chốt đơn, cùng lúc với thông tin lô hàng. Lúc này tuyến, ngày và giá trị dịch vụ đã rõ nên dễ khớp nhất. Nếu sau đó phát sinh thêm điểm giao, thời gian chờ hoặc bốc xếp theo thỏa thuận, giá trị dịch vụ có thể thay đổi, vì vậy hãy xác nhận lại với bên vận chuyển trước khi chốt nội dung hóa đơn. Khi phát hiện sai sót, liên hệ sớm để được kiểm tra và xử lý thay vì để dồn đến cuối kỳ kế toán.
Chứng từ giao nhận gồm những gì và dùng để làm gì?
Tùy từng chuyến và yêu cầu của khách hàng, hồ sơ giao nhận có thể gồm ba nhóm dưới đây. Chúng không thay cho hóa đơn, nhưng là căn cứ để đối chiếu số lượng và tình trạng hàng khi cần.
| Chứng từ | Ghi nhận | Khi nào hữu ích |
|---|---|---|
| Phiếu hoặc biên bản giao nhận | Người giao, người nhận, thời gian, số lượng, tình trạng bên ngoài | Hầu hết chuyến cần đối chiếu sau này |
| Bảng kê hàng hóa | Danh sách kiện, pallet hoặc nội dung lô hàng | Lô nhiều kiện hoặc nhiều điểm giao |
| Ảnh và xác nhận | Ảnh giao nhận hoặc xác nhận theo quy trình của khách hay kho nhận | Khi bên nhận có quy trình ký nhận riêng |
Chứng từ vận chuyển có thay được chứng từ của hàng hóa không?
Không. Chứng từ vận chuyển chỉ ghi nhận dịch vụ vận tải. Người gửi tự chuẩn bị hóa đơn, phiếu xuất kho, lệnh điều động hoặc giấy tờ chuyên ngành khi pháp luật hay cơ quan có thẩm quyền yêu cầu đối với chính hàng hóa đó. Nếu hàng thuộc nhóm có điều kiện, cần kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy phép riêng, hãy thông báo trước và xem danh mục tại trang hàng hóa cấm, vận chuyển có điều kiện. Bài này chỉ nêu nguyên tắc chung; quy định chi tiết nên xác nhận với cơ quan chuyên ngành hoặc kế toán của bạn.
Doanh nghiệp gửi nhiều chuyến nên đối soát thế nào?
Với luồng hàng đều, hãy thống nhất ngay từ chuyến đầu bốn điều: ai đặt xe, ai xác nhận đã giao, ai nhận hóa đơn và chu kỳ đối soát. Nếu hàng giao vào nhà máy, KCN, kho trung tâm hoặc điểm bán lẻ có quy trình riêng, gửi trước mẫu biên bản, số đơn hàng và thông tin đăng ký phương tiện nếu bên nhận yêu cầu. Cách vận hành cho luồng hàng định kỳ nằm trong dịch vụ hàng công ty – KCN.
Khi cuối kỳ có chênh lệch số kiện hoặc hàng hư hỏng, hãy phản ánh sớm kèm ảnh và chứng từ theo hướng dẫn tại trang khiếu nại – bồi thường. Chứng từ giao nhận đầy đủ làm việc xác minh nhanh hơn rất nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Có xuất hóa đơn cho dịch vụ vận chuyển không?
Hóa đơn, chứng từ được hỗ trợ theo thỏa thuận khi chốt đơn. Doanh nghiệp nên báo nhu cầu cùng thông tin xuất hóa đơn ngay lúc xác nhận dịch vụ để việc đối soát thuận tiện, thay vì chờ đến sau khi xe đã chạy.
Gửi thiếu mã số thuế hoặc sai thông tin thì xử lý thế nào?
Hãy liên hệ sớm để kiểm tra và xử lý theo quy định hóa đơn điện tử hiện hành. Với thắc mắc về cách điều chỉnh hóa đơn, bạn nên hỏi bộ phận kế toán của mình hoặc cơ quan thuế để xác nhận.
Hóa đơn vận chuyển có thay được hóa đơn của chính hàng hóa không?
Không. Chứng từ vận chuyển chỉ ghi nhận dịch vụ vận tải. Hóa đơn, phiếu xuất kho hoặc giấy tờ chuyên ngành của hàng hóa do người gửi chuẩn bị khi cần thiết.
Giao hàng vào nhà máy, KCN cần chuẩn bị thêm gì?
Hãy gửi trước mẫu biên bản, quy định ký nhận, số đơn hàng hoặc thông tin đăng ký phương tiện nếu bên nhận yêu cầu. Những thông tin này nên được xác nhận trực tiếp với bên nhận trước khi điều xe.
Biên bản giao nhận có bắt buộc cho mọi chuyến không?
Tùy chuyến và yêu cầu của khách hàng. Dù không bắt buộc, phiếu hoặc biên bản giao nhận giúp hai bên đối chiếu số lượng và tình trạng hàng khi cần, nên có với lô nhiều kiện hoặc giá trị lớn.
Thông tin cần gửi để báo giá và xuất hóa đơn
- Tên đơn vị theo đăng ký thuế, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn.
- Tên hàng, số kiện hoặc số pallet, trọng lượng và kích thước.
- Điểm lấy, điểm giao, thời gian mong muốn và người liên hệ hai đầu.
- Yêu cầu biên bản giao nhận, bảng kê hoặc chu kỳ đối soát nếu có.
Thông tin gửi sớm và khớp với báo giá giúp bạn không phải chỉnh sửa về sau. Nếu cần hóa đơn vận chuyển hàng hóa cho chuyến sắp tới, hãy gọi hotline 0837.15.15.15 hoặc nhắn Zalo cùng số, kèm các thông tin trên để được tư vấn.